שאלות ותשובות נפוצות על "תוכנת הגבאי"

שאלה: איך אני יודע מי צריך לקבל עליה בשבת מסויימת בגלל יום זיכרון וכדו'?
תשובה: ישנם לפחות 3 דוחות שבאמצעותם תוכל לקבל את מבוקשך:
א. דוח ארועים בצע סינון על תחום השבוע המבוקש(ע"י בחירת הפרשה וסוג הארועים המבוקשים)
ב. דוח ארועים שנתי
ג .דוח מומלצים לעליה לתורה בו יתקבלו כל החברים להם יש יום זיכרון בשבוע זה.

שאלה: האם ניתן לקבוע סיבות נוספת לקבלת המלצות לעליה לתורה מעבר לימי זכרון,פרשת בר מצוה וימי נישואין ?
תשובה: כן , ניתן להשתמש בתפריט ארועיים אישיים, המציג את הארועים של החבר לשנה הנבחרת, ובעזרת שימוש בכפתור הוסף במסך זה להוסיף "ארוע מיוחד" והוא יופיע תחת הסיבה "ארוע מיוחד" בכל הדוחות שהוזכרו בשאלה הקודמת.

שאלה: איך עוקבים אחר פעילות חשבונאית של חבר בקהילה?
תשובה: תוכנת הגבאי מאפשרת מעקב אחר כל הפעילות הכספית של בית הכנסת ככלל ושל חברי הקהילה בפרט:
גש לתפריט החברים במסך הראשי של "תוכנת הגבאי" ובחר באייקון ה"מאזניים" כאן
ייחשפו בפניך 4 אפשרויות : זיכוי,חיוב,זיכוי וחיוב יחד ונדבה, מסך עזרה במקום ייתן הרחבה נוספת בנושא

שאלה: אחד החברים חייב 100 שקלים והוא הביא 20 שקלים על חשבון החוב, איך המערכת מתייחסת לתשלום חלקי של חוב?
תשובה: "תוכנת הגבאי" תמשיך לזכור כי ההתחייבות הראשונית היא של 100 שקלים, אבל יחד עם זאת כשתבקש את היתרה של החבר תקבל את התוצאה "יתרת חוב 80 שקלים"

שאלה: האם ניתן לבצע פילוח לאוכלוסיה ולשלוח דואר אלקטרוני לחלק מהחברים ?
תשובה: כן , ניתן להשתמש בכלי הסינון המסומן כמשפך במסך הראשי לצורך פילוח החברים ואז לסמן באמצעות העכבר את כל התוצאות או חלקם ,ולהשתמש באייקון (צלמית) המעטפה לשליחת הדוא"ל.

שאלה: האם ניתן ליצור רשימת תפוצה קבועה ולשלוח דואר אלקטרוני אליה?
תשובה: כן , יש לבחור בתפריט "כלים" של תוכנת הגבאי ,לגשת לתפריט "הגדרת רשימת תפוצה" בו ניתן להוסיף הגדרות של רשימת תפוצה , לדוגמא: "ועדת תרבות" , "ועדת בניה".... אח"כ ניתן לשייך חברים לרשימות בהם הם חברים, שימוש בכלי הסינון יאפשר להציג רק חברים השייכים לרשימה אחת או יותר , לבחור אותם ובעזרת האייקון של ה"מעטפה" לשלוח אליהם דוא"ל.

שאלה: בהתאם לאילו נסיבות תמליץ התוכנה לתת עליה לחבר זה או אחר ?
תשובה: ראשונים יומלצו החברים להם יש ארוע באותו השבוע (יום זכרון, יום נישואין , פרשת בר מצוה) ובהמשך תתקבל רשימה של מומלצים לפי תור בהתאם להגדרת הגבאי .

שאלה: איך ניתן לבקש תזכורת לארוע מעבר לימי זכרון, ימי הולדת וימי נישואין ?
תשובה: התפריט ארועים אישיים מפורטים הארועים (ימי זכרון/פרשת בר מצוה/יום נישואין) של החבר לפי תאריך עברי ולועזי ובעזרת כפתור "הוסף ארוע" ניתן להוסיף ארועים חריגים נוספים שיקבלו תזכורת לפני השבת הרלוונטית .

שאלה: איך ניתן להוציא קבלות לאנשים שאינם חברים בבית הכנסת ?
תשובה: עליך לקלוט את התשלום כהכנסה ממקור חיצוני ולתעד את שם המקור, במקרה זה שם האורח, לבחור בהפקת קבלות את האופציה "קבלות לאחרים" ומהמסך המתקבל לבחור את אותה פעולת התשלום לצורך הפקת הקבלה.

שאלה: איך ניתן לבצע גיבוי לנתונים שהוקלדו ?
תשובה: יחד עם התוכנה מסופקת תוכנית שרות הניתנת להפעלה מספריית הגבאי,הפעלתה מבצעת גיבוי לקובץ הנתונים בהתאם לתאריך והשעה בה היא הופעלה.

שאלה: אדם צבר חוב של 72 שקלים בגלל 4 תרומות שונות של 18 שקלים, והביא תשלום של 80 שקלים האם יש צורך להדפיס 4 קבלות נפרדות
תשובה: הפקת אישורי התשלום ב"תוכנת הגבאי" היא כנגד תשלום בפועל, המערכת תנפיק קבלה על סך של 80 שקלים, ותמשיך לזכור כי החבר ביתרת זכות של 8 שקלים.

שאלה: הגיעה אלינו לקהילה אשה גרושה עם 4 ילדים,2 מבעל אחד ו 2 מבעל שני ,איך אני מזין זאת?
תשובה: לכל אדם יש כרטיס חבר עצמאי, כל שעליך לעשות זה ליצור כרטיס חבר עבור האישה ולהגדירה בקטגורית משפחה כ"גרושה" ולסמנה כ"ראש משפחה" ולהגדיר כרטיס חבר נפרד לכל אחד מילדיה כשבקטגוריה משפחה תוכל להגדיר הורים שונים לכל ילד.

שאלה: אחד הילדים בקהילה הוא אינו בנם האמיתי של ההורים אצלם הוא גדל, איך ניתן לדאוג שיקבל את הברכות המתאימות בעליה לתורה?
תשובה: תוכל להוסיף את שמות ההורים המאמצים בשדות ההורים שבקטגורית משפחה, ו ב"מבורכים לעליה לתורה" שנמצא בקטגורית משפחה שבכרטיס החבר, תוכל להוסיף את שמות ההורים האמיתיים.

שאלה: אחד המתפללים אצלנו לקח על עצמו לומר קדיש על 7 נפשות שנספו בשואה, איך מוסיפים זאת? ולכמה מוגבלת הרשימה?
תשובה: הרשימה אינה מוגבלת בכמות , והוא יכול לקטלג את הנפטרים כ"חבר" בטבלת תאריכי זיכרון (ראה הרחבה בתפריט עזרה למסך זה)

שאלה: איך אני מוציא רשימת תפוצה משפחתית ?
תשובה: בכל משפחה יש רק אחד שסומן כראש משפחה,כך שניתן לגשת לאשף הדוחות ולהגיע לכרטיס הסינון ולבקש את מבוקשך (ראה הרחבה במסך עזרה לאשף הדוחות)

שאלה: החלטנו לחייב את כל הקהילה עבור ריצוף ב1000 שקל לחבר, מה הדרך הנוחה לבצע זאת? או שעלי לעבור חבר חבר וחייבו אישית?
תשובה: תוכל לבחור בתפריט העליון "הנהלת חשבונות" שבפרק "הנהלת חשבונות" בפעולה שנקראת "חיוב פרטני" ולבחור את כולם (או לסמן את מי שאתה רוצה) ולבצע את החיוב (אם או בלי התחשבות באחוזי הנחה, כפי שהוגדר בכרטיס החבר)

שאלה: אני מרכז את כל כספי הציבור בקופה אחת, ואח"כ מפזר בין חשבונות הבנק שלנו, האם יש אפשרות לבצע תהליך זה בקיצור?
תשובה: כן, הפעל את פרק הנהלת חשבונות ובחר מהתפריט העליון "העברות בין קופות" בחר את קופת המקור (המרכזית שלך) ובחר את קופת היעד (אחד מחשבונות הבנק) ובזה תמה הפעולה!.